21個新手必知的雲端硬碟使用技巧,幫你發揮網路儲存空間效益

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你知道雲端硬碟不只是存取檔案資料的功能而已嗎?其實雲端儲存空間的功能和特色,隨著各家品牌的更新越來越豐富了,現在也只需要免費申請帳號,就可以開始體驗幾乎所有的功能和服務。

不知道怎麼運用雲端硬碟的功能嗎?這篇文章我會分享超過20項新手必知的雲端硬碟使用技巧,幫助你在使用時發揮它最大的效益,如果你正好也在選擇雲端硬碟的話,接下來我會分享告訴你所有的秘密。


雲端硬碟的容量使用技巧

1. 免費申請帳號試用雲端空間

基本上,各家雲端硬碟品牌都有提供免費的網路儲存空間可以運用,有些品牌是需要付費才能解鎖特定功能,不過大部分的雲端硬碟都是免費申請帳號就能使用主要功能了,我認為這對於那些還沒確定要付費購買儲存空間的人來說,是一個很好的體驗機會。

一般常見的雲端硬碟免費試用空間約在5 GB到15 GB左右,像是蘋果推出的iCloud和微軟的OneDrive都只有5 GB的免費空間,而大家都熟悉的Google Drive則提供15 GB免費空間,這些都是申請帳號就可以馬上體驗的儲存空間。

目前提供最大的免費儲存空間是MEGA雲端硬碟,只要申請帳號就能享有20GB的網路空間,如果你正好在找比較大的免費雲端硬碟空間,可以考慮閱讀這篇MEGA評價與教學申請帳號體驗看看。

而像我最推薦的pCloud雲端硬碟,免費申請帳號就有5GB的網路儲存空間,再依畫面指示安裝pCloud App或電腦版軟體等動作,就可以繼續增加儲存空間至10GB,相當簡單容易就可以完成這些任務,同時還能讓你體驗到不同裝置版本的雲端空間,重點是pCloud免費版帳號就可以使用幾乎所有的功能了,有些功能還是其他品牌要付費才有的,詳細可以前往閱讀這篇pCloud評價與完整教學


2. 選購適合的雲端儲存空間

當我們申請帳號獲得免費雲端空間試用後,只有這麼小的儲存空間肯定是不夠用的,更不用說是要長期用來當網路相簿儲存大量的照片和影片,或者是需備份及分享更多大型檔案,這時候我們就會需要加購擴充更多容量的雲端空間,同樣的就要來挑選最適合自己的雲端硬碟。

各家雲端硬碟的付費方案都不太一樣,除了要比較儲存空間容量大小以外,同時也要考量到操作使用起來方不方便,是不是簡單順手,功能上是不是能滿足自己的需求等等,例如比較在意的是Office文件能線上編輯,但不是很在意檔案加密隱私性的話,可以考慮購買Google Drive或OneDrive都有支援線上編輯Office。

那像我除了會在意檔案加密隱私及功能之外,更重要的是方案費用的部分,畢竟我會考量到長期多年使用下來,所支出的費用是不是更划算,所以我選擇的是有提供加密服務和終身方案的pCloud雲端硬碟,只需付一次費用就能買斷永久使用最划算,若未來儲存空間不夠用時也都可以隨時疊加購買。

我有分享一篇pCloud與各家品牌完整的雲端硬碟方案價格比較,如果你也在意價格的話值得一看。


雲端硬碟安全使用技巧

3. 用雲端硬碟取代你的USB隨身碟

講真的,我認為傳統的USB隨身碟真的可以丟了!這些小型實體隨身碟不論是安全性、方便性和功能性,都遠遠輸給網路雲端硬碟很多。

以安全性來說,隨身碟非常容易中毒我想這大家應該都知道,尤其是會經常在不同電腦裝置之間讀取檔案,很有可能就把病毒帶來帶去,進而影響到檔案資料的安全性了。

我以前也經常忘記拔掉USB隨身碟,或者是不小心搞丟了,一旦被撿走很有可能裡面的檔案資料就掰了,但如果使用雲端硬碟因為是透過企業等級的網路儲存空間來登入帳號存取,安全性無庸置疑肯定比實體USB隨身碟更好。

打開網頁就能存取雲端檔案資料
打開網頁就能存取雲端檔案資料


方便性的部分,透過網路來存取雲端硬碟絕對比實體隨身碟方便多了,雲端硬碟不需要有插入裝置的動作,沒有實體空間的限制,在讀取或共享檔案時也沒有時間上的限制,只要有網路就可以即時分享或協作共用。

功能性就更不用說了,實體隨身碟只有存取檔案的功用,但雲端硬碟除了可以存取檔案資料以外,還可以設定定時備份、同步備份、第三方平台備份、開放公共文件、還原資料、網路相簿、共享檔案資料等等,這些都不是傳統實體隨身碟可以做到,但卻又都超實用的功能。


4. 用2FA兩階段驗證登入雲端硬碟更安全

兩階段驗證又稱雙重驗證(英文名叫Two-factor authentication,縮寫為2FA),是一種身分驗證的機制,常見使用這種機制的工具就是Google Authenticator App (AndroidiOS),如果你的雲端硬碟有提供兩階段驗證機制,就把它打開來吧!

2FA兩階段驗證身分的方式,除了一般我們在登入平台時需輸入帳號和密碼以外,還需透過第二個驗證工具來確認身分,通常會是使用手機App中的2FA驗證碼來輸入驗證,讓雲端硬碟平台知道確實是你本人在使用。

pCloud雲端硬碟有提供啟用雙重驗證功能
pCloud雲端硬碟有提供啟用雙重驗證功能


2FA兩階段驗證的原理其實很簡單,但卻又安全有效,簡單來說,就是透過你的手機兩階段驗證App(如Google Authenticator),去掃描雲端硬碟平台所提供的QR-code,讓雲端硬碟平台啟用兩階段驗證登入機制,並且會和你的手機App同步大量的代碼。

而且每次登入時所使用的代碼是有時效性的,所以你必須在驗證機制限時之內,輸入當時手機畫面上顯示的代碼,雲端硬碟平台才會同步確認身分讓你登入,這樣一來,就算你的雲端硬碟帳號和密碼被盜用,別人沒有你手機上這個兩階段驗證代碼,也無法順利登入你的帳號。

那你可能會問,如果我人在國外或沒有網路時怎麼取得這個驗證代碼來登入平台?

你肯定萬萬沒想到,這個兩階段驗證機制的代碼其實根本就不需要網路,雖然看起來每隔一段時間就會自動換一組新的代碼,但實際上這些所有的代碼,早就在手機App啟用時都已經完全跟登入平台同步資料了。

也就是說,以後也不需要網路就能隨時查看兩階段驗證代碼,不論你的手機App當下顯示的代碼數字是什麼,只要在讀取時間之內輸入至平台驗證登入就可以了,這樣等於是除了需輸入雲端硬碟本身的帳號和密碼以外,還多了一個手機代碼的驗證機制,也就是兩階段驗證機制,安全性又提升更多。


5. 使用較複雜的密碼來登入雲端硬碟

除了剛剛提到的2FA兩階段驗證以外,我也會建議改用比較複雜的密碼來登入,不要用一般常見的數字或英文當作密碼,這樣在登入雲端硬碟時安全性也會提升不少。

而複雜的密碼要怎麼設定,除了你可以靠自己來想一組複雜度更高的密碼以外,我更推薦使用密碼管理器來生成難度更複雜的密碼,並且同時管理你所有生活中的登入帳號和密碼。

pCloud Pass密碼管理器就有提供複雜密碼生成的服務,你看像下圖這組密碼就是由pCloud Pass幫忙生成的,這種難度的密碼不要說用人腦去記,就連駭客要靠程式去排列組合猜測都相當困難,安全性一定比我們自己想出來的還來得高。

pCloud Pass自動生成複雜的密碼保管
pCloud Pass自動生成複雜的密碼保管


不只是用在雲端硬碟平台,其他我們所有的登入平台也都可以使用這種複雜度超高的密碼來登入使用,而密碼管理器會幫我們加密紀錄所有平台上這些複雜的密碼,我們自己的腦袋中只需要記一組「萬用密碼」(Master Password)就可以了。

也就是說,未來不論我們是要登入哪個平台帳號都只需輸入這一組萬用密碼,密碼管理器就會在加密處理後,自動幫我們登入當初所生成的複雜密碼,所以別再用自己的生日或電話號碼來當個人密碼了。


6. 整合所有裝置和平台使用同一組雲端硬碟帳戶

通常我們會用到雲端硬碟的裝置,不外乎有電腦、手機和平板等主要三種類型,我會建議這些裝置都統一登入使用同一組雲端硬碟帳戶,這樣就能讓所有裝置的檔案和雲端硬碟同步資料,你可以把它想成不論用什麼裝置登入雲端硬碟帳號,看到的都是同一個儲存空間,這樣在網路空間使用上才會更方便快速。

而常用的不同平台,我也會建議跟同一組雲端硬碟帳戶進行連結,例如Google帳戶、AppleID、Google Photos帳戶、MultCloud雲端空間管理帳戶等等,我都會把這些帳戶跟同一組pCloud雲端硬碟進行連結,如此一來檔案資料就可以在不同平台之間互通了。


7. 公用電腦記得登出雲端硬碟帳號

很多人在工作中或出門在外,可能會用到公用電腦或上網裝置來登入使用自己的雲端硬碟,尤其是在趕時間時,一急往往就忘了在離開時登出帳號,其實這是相當危險的。

因為雲端硬碟平台本身並沒有辦法得知現在是不是你本人在使用,一旦忘了登出公用電腦而離開,下一個使用的人很有可能就會看到你雲端空間內所有的檔案資料了。

所以一定要記得在使用公用電腦時,離開前將帳號進行登出的動作,如果怕忘記的話,我會建議養成習慣打開無痕視窗,使用網頁版雲端硬碟來登入使用就好,而且畫面上如果出現詢問你要不要自動儲存密碼,記得要按否,這樣關閉瀏覽器後公用電腦就不會自動記錄你的帳號和密碼資訊了。


8. 搭配防毒軟體使用雲端硬碟

雲端硬碟雖然有安全加密的功能,但這只針對雲端硬碟檔案資料有所幫助,但對於電腦或手機裝置作業系統本身是沒有任何安全作用的,我們只要用這些裝置連上網路,都有可能在網頁瀏覽或收發電子郵件的過程中,受到惡意攻擊而造成中毒的風險,如果要保護裝置本身的安全,我會建議安裝一款適用的防毒軟體

我推薦像是防毒能力和功能性都非常棒的Norton 360 諾頓防毒,或是輕量高效能的Surfshark Antivirus防毒軟體等等,都是相當不錯的選擇,經過我的長時間生活實測結果,都有順利攔截到病毒並維持裝置的安全,所以我建議在使用雲端硬碟備份檔案資料的同時,也幫你的電腦和手機行動裝置安裝一款防毒軟體,等於是又多了一層保障。

Norton 360 諾頓防毒軟體
Norton 360 諾頓防毒軟體


9. 確實管理已刪除的檔案資料

一般我們在使用雲端硬碟的時候,會盡量把沒有需要的檔案給刪除掉,一方面可以釋放更多的儲存空間,另一方面也是做好雲端檔案資料管理,避免有用和無用的檔案混雜在一起。

不過雲端硬碟在做刪除檔案的動作後,往往都只是暫時存放在所謂的「垃圾桶」位置,並不是真的把它們給刪除掉,這是為了防止我們不小心誤刪檔案而還有機會可以救回來,通常雲端硬碟都會提供一定天數保留這些垃圾桶的檔案資料,讓我們有重置檔案的機會。

但如果很確定這些在垃圾桶的檔案已經不需要了,我會建議主動將它們全部勾選,並進行「永久刪除」的動作,這樣才能確保檔案已經真正完全刪除掉,並釋放出更多的網路空間來運用。


10. 將沒用到的裝置取消帳戶連結

有時候我們會用到不同的電腦,或不同手機平板行動裝置來登入同一組雲端硬碟帳號,但因為一些原因而不再使用這些舊的裝置了,比方說買了新電腦而不再使用舊電腦,或者是手機經常會換新的,舊的手機就丟在一旁長時間都沒用到,這時候往往都會忘記要把裝置上的雲端硬碟平台帳號給刪除掉。

我會建議把這些舊裝置已經登入的帳戶給刪除掉,而刪除的方式也很簡單,只要用任何一台上網裝置登入雲端硬碟帳號,就可以看到這些已經登入的裝置名稱,再把你想要移除的裝置或網頁瀏覽器按一下「刪除」動作就可以了。

雲端硬碟與裝置連結紀錄
雲端硬碟與裝置連結紀錄


這個動作是為了避免有其他人使用了你的舊裝置,因為你曾經登入過帳號密碼,很有可能會自動儲存密碼而別人就能直接登入平台使用了,尤其是有在買賣二手電腦或手機裝置的話,更要記得做這一個刪除裝置的動作。


11. 雲端硬碟傳送檔案前進行加密

當我們使用雲端硬碟在上傳檔案資料時,部分的雲端硬碟都會有所謂的加密動作,也就是將我們原本的檔案在傳輸過程中從文本格式,轉化成一般人無法解讀的加密格式,例如ciphertext或cyphertext,然後再儲存到雲端硬碟中。

而這些加密的格式數據,需要藉由密鑰才能解密成一般我們能看懂的檔案資料,比方說我們上傳了一張照片和一部影片,雲端硬碟在傳輸過程中會自動把照片和影片變成一連串的數字和符號,即使有人在傳輸過程中攔截數據也無法解讀是一個照片和影片檔案,只有我們登入雲端硬碟帳號的主人,才可解譯讀取出一般正常在使用的檔案。

目前有提供免費檔案加密的雲端硬碟如MEGA,這家是非常注重安全性的公司,不論是免費使用的儲存空間或付費方案,全部都有提供自動檔案加密的動作,而pCloud雲端硬碟也有提供加購Crypto Pass文件夾金鑰加密的功能,採用軍用加密等級安全性更高。


12. 避免上傳極度隱私的資料到雲端

雲端硬碟儲存空間的便利性和安全性相當不錯,但我還是會建議避免上傳一些比較隱私或敏感的檔案資料到網路空間上,例如信用卡帳號和認證碼、網路銀行帳號密碼、私密照片或影片、住家地址和戶口身分等等。

這些隱私敏感的檔案資料都比較不適合放在網路雲端空間內,尤其是上傳到隱私性較低的Google Drive、iCloud、OneDrive等等,風險會比較大,假如真的要上傳這些類型的檔案,也請至少選擇隱私性較高的雲端硬碟如pCloud或MEGA。


雲端硬碟線上編輯技巧

13. 線上即時編輯文件功能

如果你工作中經常會用到Office軟體,例如Word、Excel、PowerPoint等等,那麼使用Google DriveOne Drive這兩款雲端硬碟,都可以直接在線上編輯Office文件檔案。

在Google Drive直接開啟Excel檔案就能線上編輯
在Google Drive直接開啟Excel檔案就能線上編輯


通常我們在電腦使用的Office軟體都是單機版,有時候需要改個東西就要再安排傳給別人,然後等對方收到後又有可能要再改東西,這樣一來一往其實就會浪費很多的時間,但如果是利用上面這兩款雲端硬碟,就可以在網路瀏覽器上面打開Office編輯器,直接在線上立即修改並分享了。

而且不論是任何人只要有讀取連結的權限,都可以馬上即時看到同步的最新畫面,也能同步一起修改內容,這樣就省去了一來一往的修改和傳檔時間了。


雲端硬碟共享檔案技巧

14. 使用網路雲端硬碟分享檔案

雲端硬碟除了可以安全備份檔案資料以外,還有一個最大的好處,那就是使用雲端硬碟的「分享」功能,基本上每一款雲端硬碟都會有分享檔案給其他人存取的功能,我們可以針對特定的單一或多個檔案及資料夾設定分享連結,然後設定為公開分享或只給特定的對象來分享,讓別人也能下載你的檔案資料。

而雲端硬碟依各家不同的分享功能,還有更進一步的各種設定,像是開放其他人也能允許上傳檔案到該資料夾,或開放不同權限給某人只可以預覽或下載檔案,甚至是直接允許編輯檔案都可以自由選擇。

pCloud雲端硬碟免費提供完整的分享功能
pCloud雲端硬碟免費提供完整的分享功能


另外針對分享的檔案或資料夾,有些雲端硬碟有提供密碼保護和有效期限的設定機制,接收檔案的人必須要有密碼才能打開這個資料夾,並且在設定的有效期限內才能存取,超過期限就會自動關閉存取權限等,善用這些雲端硬碟的分享設定,就可以幫助我們在工作上或生活中發揮更大的效率了。


15. 以單一名稱資料夾作為多人群組使用

如果你在工作中會用到多人共享或協作檔案資料的話,我會建議只用一個主要的資料夾名稱,作為共用檔案的管道,通常都會是命名一個標題名稱,例如專案名字或某一個用途描述等等,這個資料夾名稱會是你們彼此都能理解的。

而所有分類的檔案或資料夾全部都統一放在這個主資料夾當中,這樣檔案就不會散落在不同地方造成困擾了。

以單一名稱資料夾作為多人群組使用
以單一專案名稱作為資料夾命名


16. 定期管理舊的檔案分享設定

如果你曾經用雲端硬碟分享檔案或資料夾給其他人,那肯定是有開啟了「分享」的相關設定,記得要定期去管理一下之前分享過的舊檔案,比方說確認哪些資料夾目前還正在開放共享當中,然後再次確認有哪些人是有存取的權限,是不是有其他不相干的人也在裡面,這對於檔案存取的對象來說非常重要。

如果有設密碼或有效期限的檔案,也要記得去確認一下是不是已經失效了,有沒有需要在延長分享期限,而存取密碼是不是正確的,已經有多少人下載或上傳檔案等等,都可以在雲端硬碟上看到這些資訊和數據。

若已經共享結束的檔案和資料夾,也別忘了將分享功能關閉,確實把這些檔案都做好該做的分享設定,維持一個安全又有效率的雲端空間,絕對會在你的工作或生活上有很大的幫助。


17. 用雲端硬碟與工作夥伴同步線上協作

如果你在工作上會經常需要用到電腦或手機跟其他人合作的話,那雲端硬碟肯定可以幫上不少忙,主要是因為雲端空間沒有地點的限制,不論你用哪一台電腦或上網裝置,都可以隨時隨地登入存取檔案資料。

而你的工作夥伴也是只要有權限可以讀取雲端空間,就可以馬上上傳或下載最新的檔案資料,並且可以在上面進行編修更新,大家等於是都身處在同一個時空背景上作業,大幅節省了金錢和時間的耗費。


雲端硬碟檔案管理技巧

18. AI圖像辨識分類管理

如果你對於照片分類相當苦手的話,Google Photos相簿(Google Drive)有提供AI圖像辨識的功能,會自動幫我們的照片進行比對,分類出像是特定某人的臉孔、地點辨識分類、物品辨識分類,或其他相關的分類等等,對於有經常指定查找圖片的人來說,算是一個蠻方便的功能。

Google Photos提供AI圖像辨識的分類功能
Google Photos提供AI圖像辨識的分類功能


19. 檔案資料夾確實做好分類分層

雲端硬碟可以讓我們非常輕易簡單存放任何想要備份的檔案資料,但這不代表就可以隨意將檔案放進網路空間就好,其實就跟我們的電腦一樣,如果你每次從網路上下載圖片或檔案就往桌面隨便放,久而久之就會發現桌面整片滿滿都是雜物,等到需要用到某個檔案時,就會浪費非常多的時間在尋找。

我建議現在開始就從雲端硬碟的主頁做好資料夾分類,利用分類分層的概念把所有的檔案及資料夾都做好管理,舉例來說一個是工作用資料夾、一個生活用資料夾這樣,然後在裡面創建不同的資料夾來分類,以生活資料夾來說,我會在裡面創一個照片資料夾和影片資料夾,這樣就可以把日常拍攝的照片和影片都分類存放進去了。


20. 自訂雲端硬碟資料夾的命名規則

雲端硬碟資料夾的命名規則也很重要,如果你有自己習慣的命名方式那是最好的了,像我一般都會使用日期年月日+關鍵字來當資料夾名稱,例如20210820_高美濕地,這樣我一看馬上就會清楚知道,這個資料夾是我在2021年8月20日高美濕地所拍攝的照片和影片,而且用日期當作資料夾命名開頭的另一個好處,就是會自動幫你依時間排序,方便日後查找。

自訂雲端硬碟資料夾的命名規則
自訂雲端硬碟資料夾的命名規則


21. 不隨意亂創建新分類資料夾

這點其實就跟上面那一項類似,除了要建立雲端硬碟資料夾來做檔案分類以外,每次在創建新資料夾以前,都先問問自己有沒有這個必要?是不是已經有建立過類似的資料夾了?重複類型的檔案就統一放在同樣的資料夾內,這樣才不會在雲端硬碟的主頁,就看到一大堆亂七八糟的命名資料夾,要查找檔案時也會相當麻煩。

所以如果你已經開始在使用雲端硬碟了,我會建議找個時間泡杯熱茶,靜下心來聽聽音樂,然後開始把這些雲端硬碟的檔案資料夾做好分類分層。


結語:如何善用雲端硬碟發揮最大價值?

看完這篇文章後你應該會了解到,雲端硬碟不只是讓我們可以更安全備份檔案存放在網路上而已,網路儲存空間更不受時間存取限制,不受地點限制,也不會有特定裝置的限制,只要有網路就可以登入存取檔案資料,甚至還可以在離線時使用都沒問題。

雲端硬碟的分享與協作功能也是最精華的部分,讓任何人都可以共同享有最新的共同檔案來使用,不論是在工作上或生活中都能夠和大家更輕鬆的存取使用這些檔案。

如果你還沒有開始使用雲端硬碟的話,我非常推薦先去免費申請pCloud帳號來體驗看看,將手邊的電腦和手機檔案都備份到雲端硬碟,並且開放和其他人一起共享空間中的檔案,如此就能發揮雲端硬碟最大的價值了。


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班老大(Ben)

班老大(Ben)

曾在AR、VR及體感互動領域打滾多年,熱愛科技、旅行及攝影,希望透過網路分享知識和經驗,幫助大家縮短在科技與生活之間的距離。

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